集團型企業如何建設合同管理系統
2015-11-06 20:09:12   來源:法人   評論:0 點擊:

名企網消息:如何建立一套全集團適用的合同管理系統,既能適應不同業務和管理的要求,又能實現全集團自上而下統一管控、集中管理的目標,這給系統建設單位提出了一個難題

   名企網消息:如何建立一套全集團適用的合同管理系統,既能適應不同業務和管理的要求,又能實現全集團自上而下統一管控、集中管理的目標,這給系統建設單位提出了一個難題 

   文 《法人》特約撰稿 周蕾 

   企業合同管理是企業落實風險防控的一個重點領域,也是企業在對外交易的過程中需重點把控的內容,毋庸置疑,無論從外部的政策和環境上,還是從內部風險防范和制度遵從上來看,重要性都很高。合同管理系統能夠借助IT的手段,輔助企業落實制度要求,規范流程,防控風險、提升效率。受到了越來越多企業的青睞。 

   目前越來越多的企業通過建立合同管理系統的方式,實現對合同的全過程管理,來提高自身合同管理水平。但是合同管理系統如何來建設,各企業根據公司規模和業務的不同也存在較大的差異。特別是集團型企業和單體企業在建設合同管理系統時,需要關注的重點和考慮的因素也不一致。單體企業由于業務類型固定、組織結構簡單等特點,合同管理系統建設時會相對容易,在此不做詳細論述。本文重點從集團型企業合同管理系統建設的角度,來分析系統建設時需要關注的問題。 

   集團型企業不同于單體企業,存在業務多元化、組織層級多、地域分布廣、管理模式多樣化等特點,其合同管理的業務和管理要求自然也會比較復雜。那么如何建立一套全集團適用的合同管理系統,既能適應不同業務和管理的要求,又能實現全集團自上而下統一管控、集中管理的目標,這無疑給系統建設單位提出了一個難題。 

    目前市場上合同管理產品多種多樣,但超過半數的產品僅針對單一企業的某些固定類型的合同,其管理相對固化,功能和組織架構等均不可擴展,這類產品顯然不適合集團型企業,那么集團型企業合同管理系統都需要具備哪些特點?結合多年來在煤炭、石油、石化、交通、金融、航空等大型集團型企業合同管理系統建設的經驗,從法務部門管理的視角來看,筆者認為集團型企業合同管理系統的關鍵之一在于系統的靈活性。 

    靈活不代表完全的差異化,靈活是在集團的總體管控下,在統一的制度和管理目標約束下,滿足不同業務單元、不同合同類別、不同組織層級的管理需要。這就需要合同管理系統除了具有強大的功能外,還要基于開放、可擴展、易開發的平臺。下文就從系統功能、系統集成、審核流程、系統部署和用戶界面幾個方面來分析集團型企業合同管理系統建設過程中需要特別重視的靈活性問題。 

    系統功能:覆蓋合同管理全生命周期的需要,同時對不同的合同類型實現差異化的管理 

   合同管理全生命周期包括了合同簽訂前、簽訂中、履行中和履行后的四個階段,可能涉及的管理模塊涵蓋相對方管理、合同范本管理、合同簽訂、合同履行、合同的變更、解除、合同終結和評價、合同歸檔、糾紛爭議處理等。合同管理的全過程事項顯然不是一個部門獨立完成的,而是由合同承辦部門、財務部門、法律部門、相關事權部門協同來完成的。 

   在企業合同管理的過程中,由于不同單位或不同組織層級間管理存在差異,所以每個單位對合同管理的關注點也不一致。如在某企業,總部法律部門作為全集團合同的歸口管理部門,重點管控各層級合同審查的合規性,而不具體關注單個合同履約的情況;但是在其下屬二級單位,由于其合同業務更單一,管理更具象,就要求將合同從訂立和履行的過程全部管理起來。在此情況下,系統建設如果僅考慮了總部的管理要求,則建立的合同管理系統就不能夠滿足所有單位的需要。因此在全集團系統建設時,需要從上到下了解需求,明確差異,建立覆蓋全生命周期過程的合同管理系統,以滿足不同單位管理的需要。 

   由于不同的合同類別,風險程度不一致,管控重點也不一致,所以不能為了單純的統一而建立一個粗放式管理的系統,而應針對不同的合同類別,構建差異化的管理內容。如表單要素的差異、審批流程的差異、前置事項的差異、合同履約跟蹤監控的差異等。這些差異落實在系統中,就需要合同管理系統具有足夠的靈活性,能夠根據合同類別,配置不同的管理方式,如下圖(圖一)為某企業按照合同分類的不同,差異化管理的示例: 

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 圖一

   系統集成:根據不同單位現有系統建設的情況,建立靈活的集成策略 

   合同管理系統一般不是企業的第一個系統,企業在建設合同管理系統前,通常已經存在了若干系統,如檔案管理系統、統一的流程平臺、預算系統、資金支付系統、供應商客戶管理系統等。這些跟合同相關的系統,需要基于合同管理的業務鏈條來進行串聯,打通原有相互分立的系統。如在合同全生命周期管理的鏈條中,可能涉及到的系統集成有:合同訂立前的供應商客戶主數據管理系統、預算系統,合同訂立過程的審批流程,合同履行過程的付款審批、財務系統等,合同履行后的檔案管理系統等。 

    同一集團內部由于信息化基礎不一致,其信息系統建設的情況也多會存在不同。不同單位自己單獨建設的系統,需要建立單獨的集成策略,在此先不作詳細討論。有些系統雖然是全集團統一建設的,但是由于各單位業務的差異,不同單位間可能會存在使用同一套系統,但是使用的模塊不一致的情況。如目前比較常見的SAP系統,在集團總部可能僅使用了財務或采購個別模塊,但是在不同的下屬單位可能會分別使用項目管理模塊、銷售模塊、采購模塊、財務模塊等。如果系統建設時不考慮這些集成差異,只建設了一個包含所有模塊集成的合同管理系統,未考慮沒有使用相應模塊單位的差異化的集成策略,則在推廣過程必然會遇到巨大的挑戰。因此在系統設計時就需要考慮不同單位不同系統的靈活集成策略。 

   審批流程:支撐多層級、跨組織機構審批的需要 

   審批流程是合同管理系統中非常重要的部分,因為審批流程是系統內使用最多,且也最容易受用戶詬病的功能。審批流程設計的合理性直接影響合同審批的效率。集團型企業由于層級多,組織機構復雜,其審批流程也會更為復雜。同一單位內部的審批流程需要支持多部門并行會簽、領導審核、不同的條件下有不同的流轉路徑等。對于不同層級的單位,系統更需要支撐流程的上下貫通,實現合同的逐級和多級審查,如下圖(圖二)所示,一個兩級審批的流程圖,系統需實現企業內部和上級單位審批流程的有效融合。 

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   圖二

    此外,系統中審批流程的設置最好是界面化的直觀的方式,這樣方便用戶查看和跟蹤流程,在流程環節或者審批人員發生變化時能快速的調整流程。 

   系統部署:支持靈活的部署方式,滿足組織機構變革的需要 

   基于不同集團企業網絡建設、硬件配置、IT能力的差異,其部署方式的要求也是不一致的。有些企業總部的IT能力較強,資源配備較好,則傾向于采用集中部署的方式,便于系統的集中管理和統一運維。有些企業各下屬單位的IT能力和資源配置也比較好,且集團統一管控的要求不是那么強烈,則傾向于采用分布式部署的方式,各單位獨立管理自己的系統。還有些企業部分下屬單位IT能力較好,部分單位IT能力較弱,則可能會需要實現IT能力較弱的單位和總部統一集中部署,IT能力較強的單位獨立部署的混合部署方式。因此需要合同管理產品可以支持多種部署方式(見圖三)。

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    圖三

   另外,由于系統的使用可能是長期的,隨著市場的發展,企業可能會存在組織機構的變革,如企業合并或收購某一公司,或者某條業務線相對獨立,可從總部部門劃分出去,重組成立子公司等,都需要系統能進行隨需的應用拆分和重組,滿足組織機構變革的需要。 

   用戶界面:人性化的界面設計,滿足不同角色的人查看的需要 

   系統在設計時,需對不同的用戶角色進行行為分析,根據不同角色用戶的常用操作,展示不同的界面,來提升用戶使用系統的效率和體驗(見圖四)。如合同承辦人需要進行合同的起草、跟蹤合同審批流程和后續執行,因此合同承辦人的界面上需要能獨立顯示“我的合同”,并通過“我的合同”跟蹤本人承辦合同的最新進展;公司領導只在系統中參與合同的審批和把控合同總體情況,因此在公司領導的界面只要顯示待辦工作和公司簽約情況的匯總信息即可。 

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   圖四 

   另外由于合同文件屬于公司的商業秘密,所以為了保護公司的商密,合同系統還需要設計嚴密的權限機制,保證只有合同的參與人員和相關管理人員能查看此合同信息。 

   以上五點是筆者結合自己長期服務于大型集團型企業的實際案例中總結出的經驗,希望能給更多的集團型企業提供參考。另外筆者想強調的是,集團型企業在建設合同管理系統時,對于產品和廠商的選型,除了以上五點因素外,還需要考慮其產品的定制開發能力,畢竟市場上再完美的產品也不可能完全適應本企業的管理實際。產品的定制開發能力具體從三方面可以體現出來:(1)需求理解的能力,(2)技術團隊的規模,(3)大型集團型企業案例的數量。 
 

責任編輯:李志偉


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